Os sinais são sempre os mesmos: o telemóvel deixa de sincronizar, o webmail avisa que o espaço está no fim, e alguém lhe telefona a dizer que o e-mail que mandou voltou para trás. A boa notícia é que uma caixa cheia nunca é mistério nenhum: há quatro sítios onde o espaço costuma estar, e ninguém olha para eles.
Primeiro, porque é que isto acontece sem se ver
Se configurou o correio por IMAP, e hoje é quase sempre o caso, as mensagens vivem no servidor. O que vê no telemóvel não é uma cópia: é uma janela para a caixa. Por isso é que o mesmo correio aparece igual no computador, no telemóvel e no webmail, e por isso é que apagar num apaga em todos. O espaço que ocupa é o espaço da sua conta.
Com POP é diferente: o programa descarrega e pode ficar com o correio só no seu computador. Mas quase todos têm ligada uma opção do género «deixar uma cópia no servidor», e é essa opção, esquecida durante anos, que enche caixas de quem jura que apaga tudo.
As quatro pastas que ninguém olha
| Pasta |
Porque é que pesa |
| Enviados |
É quase sempre a maior de todas, e a última em que se pensa. Cada proposta, cada factura e cada fotografia que mandou está lá, com o anexo inteiro. |
| Lixo |
Apagar uma mensagem não liberta espaço nenhum: move-a. O espaço só volta quando esvazia o lixo. Há caixas em que o lixo tem anos. |
| Spam |
Enche-se sozinha, todos os dias, e a maior parte dos programas nunca a mostra. Se ninguém definiu uma limpeza automática, está lá tudo desde o primeiro dia. |
| Arquivo e rascunhos |
As pastas que criou para arrumar continuam a contar. Um rascunho com um anexo de 20 MB que nunca chegou a ser enviado ocupa exactamente o mesmo que se tivesse sido. |
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O problema quase nunca é o número de mensagens. Uma caixa cheia costuma ser meia dúzia de e-mails com anexos pesados, não vinte mil mensagens de texto. Por isso é que apagar as mais antigas dá tão pouco resultado: está a apagar as leves.
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Limpar pela ordem que rende mais
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Ordene por tamanho, não por data. No webmail e na maioria dos programas de correio dá para ordenar as mensagens pelo tamanho. Trate dos dez primeiros e ganha mais espaço do que apagando mil mensagens antigas.
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| 2 |
Guarde o anexo, apague a mensagem. Uma factura em PDF fica melhor numa pasta do seu computador do que a ocupar a caixa. Quando tiver o ficheiro guardado, apague o e-mail.
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| 3 |
Esvazie o Spam e o Lixo. Nessa ordem, porque o que apagar do spam vai para o lixo.
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Faça o mesmo aos Enviados. É a que dá mais trabalho psicológico e a que dá mais espaço.
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Volte a esvaziar o lixo no fim. Tudo o que apagou nos passos anteriores passou por lá. Enquanto não esvaziar, o espaço não volta e vai concluir que não adiantou nada.
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Ver o tamanho de cada caixa: no cPanel, na secção E-mail, a lista de contas de e-mail mostra o espaço usado e a quota de cada uma, lado a lado. Para ver que pastas pesam dentro de uma caixa, a Utilização do Disco, na secção Ficheiros, mostra o correio arrumado por pasta.
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Aumentar a quota
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No cPanel, na secção E-mail, abra as contas de e-mail e use a opção de gerir a conta em causa.
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| 2 |
Altere o espaço atribuído a essa caixa. É imediato e não precisa de nos pedir nada.
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| 3 |
Repare no total. A quota de uma caixa não cria espaço: distribui o espaço que o plano lhe dá, que é partilhado entre o site, as bases de dados e todo o correio. Subir uma caixa tira margem às outras.
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Uma caixa cheia recusa correio novo. Não fica à espera indefinidamente: o servidor devolve a mensagem a quem a mandou, ou tenta durante algum tempo e acaba por devolver. Em qualquer dos casos, quem lhe escreveu recebe um aviso de falha e você não recebe nada, nem sequer o aviso de que perdeu a mensagem. É por isso que isto é urgente e não é arrumação.
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Como evitar que volte a acontecer
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Ponha o lixo e o spam a limpar-se sozinhos. Dá para criar uma regra que apaga o que está nessas pastas há mais de um certo número de dias. É a única medida que funciona sem disciplina nenhuma da sua parte.
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Não use a caixa como arquivo. Contratos, facturas e fotografias pertencem a uma pasta com cópia de segurança, não a uma caixa de correio. A caixa é um sítio de passagem.
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Mande ficheiros grandes por ligação. Um anexo pesado ocupa espaço na sua caixa e na de quem recebe, e é das causas mais comuns de mensagens recusadas.
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Cuidado com os reencaminhadores. Um endereço que reencaminha para outro da mesma conta guarda duas cópias de cada mensagem. Em caixas de equipa, isto multiplica-se depressa.
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Olhe para a lista de contas uma vez por mês. No cPanel vê todas as caixas e o espaço de cada uma no mesmo ecrã. Trinta segundos, uma vez por mês, e nunca mais é apanhado de surpresa.
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Se a caixa é de uma pessoa que saiu da empresa, não a deixe a encher. Guarde o que interessa, transforme o endereço num reencaminhador para quem ficou com a função, e liberte o espaço. Um reencaminhador não ocupa quota.
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A caixa enche outra vez logo a seguir e não percebe porquê? Diga-nos o endereço e vamos ver o que a está a encher.
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